Jysk Fynske Medier

Elektroniske omdelingslister

14. maj 2019


De traditionelle, fysiske omdelingslister er efter 30 år blevet pensionsmodne. De afløses af elektroniske omdelingslister. Behovet for og kravene til mere fleksible løsninger er steget stødt. I dag er der i høj grad krav til dokumentation for levering i form af angivelse af tid og sted.

Teknologien vinder plads i det gamle erhverv

De nuværende, fysiske omdelingslister har siden slutningen af 80’erne været vores avisomdeleres vigtigste arbejdsredskab. Da de i sin tid blev indført, havde stort set alle dagblade deres eget distributionsselskab, der typisk kun omdelte ét dagblad, hvilket betød, at ruterne stort set var identiske fra dag til dag.

Distributionsbranchen har de seneste 10-15 år gennemlevet en revolution, og omdeler i dag egne og eksterne dagblade, breve, magasiner og pakker. Og den samlede mængde af produkter på den enkelte rute varierer med op til flere hundrede procent.

App-løsning skal erstatte fysiske omdelingslister

Dimaps, som er Jysk Fynske Mediers leverandør af distributionssystemer, påbegyndte i starten af 2017 udviklingen af en elektronisk omdelingsliste som en app-løsning. Siden foråret 2018 er udvikling af app-løsningen foregået i tæt samspil med koncernlogistik ved Jysk Fynske Medier. Den første pilottest, hvor omdelingen blev gennemført via den elektroniske omdelingsliste, blev gennemført i forsommeren 2018. Listen over ændringer og forbedringer var stor, og løsningen blev tilrettet hen over sommeren 2018. En egentlig pilottest blev igangsat i oktober 2018 i Odense C, og tilbagemeldingerne danner grundlag for yderligere forbedringer.

Tilbagemeldingen primo november fra testomdelerne er, at løsningen fuldt ud kan erstatte de trykte omdelingslister, og på sigt vil være et væsentlig bedre redskab for omdelerne, hvilket var den første store milepæl.

6 facts om den nye elektroniske omdeling

1. Det overordnede formål med indførelse af elektroniske omdelingslister er gennem teknologi at understøtte distributionen, så omdeleren kan fokusere på selve omdelingen. Løsningen skal også understøtte behovet for en fleksibel omdeling, der følger af de store belastningsudsving, der kan være fra dag til dag.

2. Ved omdelingsstart logger den enkelte omdeler ind på Dimpas Mobile, der henter omdelingsruterne ned på telefonen. Her får omdeleren også beskeder fra budlederne, særlige bemærkninger til dagens omdeling og information om adresser, der gentagne gange har været ramt af reklamationer.

3. App-løsningen fungerer asynkront. Det betyder, at når dagens ruter er hentet ned via app-løsningen, kan omdelingen foretages uafhængigt af, om der er dækning eller systemnedbrud. Hændelserne vil løbende blive registret og sendt, når der er forbindelse mellem systemerne.

4. Den elektroniske omdelingsliste vises som udgangspunkt i gangrækkefølge, alternativt er det muligt, via et kort, at blive guidet rundt på ruten efter samme princip som en GPS. Ved levering af det enkelte produkt ”swipes” levering af, hvorefter tid og lokation for levering registreres i systemet.

5. Buddet kan blive bedt om at fotodokumentere leveringen. Det vil kun ske i de tilfælde, hvor en adresse gentagne gange har reklameret over manglende eller forkerte leveringer. Leveringen af pakker, som i dag registreres via SMS, vil fremover blive scannet og valideret i forhold til, om afleveringsstedet er korrekt.

6. App-løsningen indeholder også en alarmfunktion, som omdeleren kan aktivere ved kritiske situationer, hvis der sker et færdselsuheld eller omdeleren bliver udsat for trusler eller overfald. Funktionen genererer en alarm på kontoret, hvor afvikling af distributionen overvåges. Så kan nødvendige tiltag aktiveres ud fra en præcis angivelse af, hvor omdeleren befinder sig.

Forsinkelser optimeres

15 minutter før deadline for levering af produkterne, spørger app’en omdeleren, om han/hun når at færdiggøre omdelingen til tiden eller om ruten skal forsinkes. En eventuel forsinkelse skal godkendes af distributionspersonalet, så der kun bliver sendt en forsinkelse på de produkter, der mangler at blive leveret og ikke som i dag på hele ruten. Det giver kundeservice et langt bedre redskab til at informere abonnenter korrekt omkring forsinkelser, hvilket bidrager til en bedre kundeoplevelse.

App-løsningen får løbende nye funktioner, men det er specielt i Dimapssystemet, at fokus i den kommende fase vil være. Funktionerne vil give unikke muligheder for at opfange uregelmæssigheder i omdelingen som for eksempel, hvis en omdeler ”swiper” leveringen af langt fra den korrekte adresse, leverer mange produkter samtidig eller andet. Registreringen vil udelukkende blive anvendt i forhold til kvalitetsopfølgning.

Hvad forventer vi?

Vi forventer, at den generelle omdelingskvalitet bliver forbedret med de elektroniske omdelingslister - specielt på de produkter, som modtagerne ikke nødvendigvis ved, de skal modtage på en specifik dag. Desuden vil den tidsmæssige besparelse på ikke at skulle printe omdelingslister betyde, at vi enten kan påbegynde omdelingen tidligere eller alternativt, at vi kan udvide vores kapacitet på eksisterende og nye produkter, som kræver ankomstscanning, inden omdelingslisterne kan genereres.

En elektronisk løsning er naturligvis udfordret ved nedbrud. Risici ved den elektroniske løsning er langt færre og mindre end de udfordringer, vi i dag har med printede lister. Lister som blæser væk, bliver våde, ikke kan læses ved natdistribution vil være fortid.

 





vidste du at

... Jysk Fynske Medier tager aktiv del i lokale kultur- og idrætsforeninger

vidste du at

... fællessektionen Danmark har 315.000 læsere og er dermed landets mest læste dagblad

vidste du at

… at vi har 2,5 mio månedlige brugere af digitale platforme (websites)